Je inventaris opstellen. Voor vele ondernemers een retailers een job dat zowel veel tijd, als geld kost. Het is daarom ook niet onlogisch dat veel ondernemers hun volledige winkelvoorraad pas inventariseren op het einde van het jaar, omdat de boekhouder de inventaris opvraagt. Klinkt dit liedje bekend in je oren? Hieronder geven we je graag een aantal tips & tricks mee over hoe je je voorraad best zo efficiënt mogelijk kan inventariseren.

 

Je winkelvoorraad en de waarde hiervan noteren, is niemands favoriete job. Maar, het is wel noodzakelijk om de correcte winstmarges uit te rekenen, je voorraadniveaus te garanderen en steeds een goede voorraad op stock te hebben om aan de behoeften van je klanten te voldoen. Indien je je voorraad maar 1 keer opmaakt op het einde van het jaar, loop je het gevaar dat je gemiste inkomsten hebt en geen representatief rekenwerk hebt. Het is dus verloren moeite om je tussentijdse belastingen en sociale bijdragen te bekijken zonder een correct beeld te hebben van je voorraad. 

 

Ik stel even een voorbeeld op. Stel dat je in 2020 aan €200.000 producten hebt verkocht. Hiervan kocht je voor €80.000 aan producten aan. Je zal vast denken dat je €120.000 ruwe winst hebt geboekt, nog vooraleer je je vaste en variabele kosten eraf trekt. Indien je nog aan €40.000 aan voorraad hebt staan, bevat je bruto winst niet €120.000, maar €160.000 omdat je je overgebleven voorraad gewoon overzet naar volgend jaar. 

Tips & Tricks

Afhankelijk van de grootte van je voorraad, zijn er efficiëntere manieren om je inventaris bij te houden.

 

1. Analyseer je huidige software 

Indien je van Excel gebruik maakt en je maar 50 producten in je assortiment hebt zitten, is dit een prima tool om je voorraad bij te houden. Heb je een grotere voorraad, kan je misschien eens nadenken om een andere tool te gebruiken, zoals bijvoorbeeld Lightspeed. Deze tool kan je koppelen aan je kassasysteem, die aan de hand van de barcode je voorraad telt. Zo kan je gemakkelijk gegevens van verschillende periodes vergelijken, en zien dat je winkelvoorraad overeenkomt met de voorraadniveaus. Overtuigd? Bekijk alvast het filmpje hier onderaan: 

 

 

2. Doe eens aan cyclustellingen

In plaats van jaarlijks je volledige voorraad te tellen, tel een selectie van je voorraad. Dit kan je gemakkelijk tijdens je uren doen, waardoor je steeds up to date bent met selecte delen van je voorraad. 

 

3. Stel reminders in 

We weten dat je inventaris tellen een hele klus is, maar plan op voorhand al in wanneer je je voorraad gaat tellen. Zet daarom ook reminders in je agenda, zodat je ze zeker niet vergeet. 

 

4. Label, label & label! 

Zie dat je je zaken op orde hebt, en dat duidelijk is voor iedereen hoe de voorraad gestockeerd staat. Indien alle producten goed gelabeld zijn, zal je ook zien dat je je voorraad veel sneller en efficiënter kan opmaken. Daarnaast bespaart het ook veel tijd! 

 

5. Stel nauwkeurig een inventarisatieteam samen 

Teamwork makes the dream work! Stel zorgvuldig je team samen die mee de inventaris kunnen opmaken. Wanneer ieder lid  van het team een bepaalde sectie voor hem/haar neemt, zal je zien dat je stock in een mum van tijd is geteld! 

 

A clean stock means a clean slate! Kan jij nog meer tips & tricks gebruiken? Contacteer ons voor verdere info!